籌備一場音樂活動的時程：從 D–30 倒數到 D+7

客戶開始籌備活動時最常問的問題是「需要多久？」。對於中型的戶外音樂活動或音樂之夜，三十天是舒適的期限：足以完成場勘、確定概念、撰寫詳細腳本，並在總彩排前至少排練一次。更趕仍然做得到，但第一個被砍掉的永遠是排練時間——而那正是決定活動流暢或卡頓的部分。

以下的時間點是依經驗的示意；每場活動的實際時程取決於規模、場地與手續，並在合約中另訂進度表。

D–30 至 D–25 · 接收需求與場勘#

第一週最重要的工作不是創意，而是把需求寫成書面文件：活動目標、訊息、賓客輪廓、人數、預算框架、必須要有的元素與絕對不能出現的元素。團隊與客戶共同簽署一份共識文件——這是整個專案中最便宜、也最省錢的一步。

同時：在演出的正確時段進行場勘（見選場地的十項標準），檢視需要申請的手續，並找出交期較長的項目——通常是大型 LED 螢幕、水面上的特殊項目，或檔期滿檔的藝人。

交付成果： 雙方確認的需求書 · 場勘紀錄 · 初步風險清單。

D–25 至 D–20 · 概念與故事線#

這是團隊最堅持的階段。沒有故事線的活動只是並排的節目：賓客看完後說不出任何東西。因此在談舞台尺寸之前，必須先回答「今晚要說什麼故事」——開場如何引導、高潮在哪裡、落幕留下什麼畫面。

這個階段同時確定視覺主軸：2D/3D 舞台效果圖、色彩計畫、LED 螢幕的視覺風格。客戶依效果圖確認，而非依口頭描述——這是避免最後一週大幅修改的條件。

交付成果： 附故事線的概念文件 · 舞台效果圖 · 視覺與音樂方向。

D–20 至 D–14 · 詳細腳本與製作計畫#

腳本從創意形式轉為提示表（cue-list）：每個時間點寫明誰做什麼、播什麼音樂、燈光如何、螢幕放什麼、主持人說哪一段。同時確定施工圖、設備清單與人力表以便下單。

這也是完成許可申請文件、確認有法律約束的項目的時間——煙火、特效煙火屬於越南第 137/2020/NĐ-CP 號法令的範圍，只能透過持有許可的單位施放，且因取決於手續而必須及早確定。

常被延誤的事：向客戶索取的素材清單——向量 logo、品牌影片、致詞稿、VIP 名單、表彰段落的正確姓名與職稱。獲獎者姓名錯一個字，就是大螢幕上看得見的錯誤。

交付成果： 逐分鐘的詳細腳本 · 技術提示表 · 人力表 · 已送出的許可申請。

D–14 至 D–7 · 製作與搭建#

背板、道具與印刷品的施工；依腳本製作視覺；與編舞師排練節目；若活動有專屬編曲則錄製與剪輯音樂。戶外舞台方面，這週也要確定防沉陷、配重與停止施工的風速門檻。

實務原則：所有項目必須在搭建日之前完成，不把未完成的工作帶到現場。現場是安裝的地方，不是製作的地方。

交付成果： 完成的施工項目 · 視覺最終版 · 逐小時的搭建時程 · 已寫好的天氣備案。

D–7 至 D–1 · 總彩排#

總彩排不是「隨便跑一遍」，而是找錯誤的場合。三件事必須完整跑過：節目之間的轉場、有真人站在正確位置的儀式段落，以及備案腳本分支。音響組在現場調校系統、掃描無線麥克風頻率，並與主持人重新核對全部提示。

總彩排結束時必須有附負責人與完成時間的錯誤紀錄——不是一份籠統的意見清單。

交付成果： 總彩排紀錄 · 發給各組的最終版提示表 · 已處理的錯誤清單。

活動當天#

一個人依提示表指揮，各組透過統一的聯絡管道回報。所有狀況都有事先寫好的方案：停電、下雨、藝人遲到、VIP 改時間。這就是為什麼活動需要當晚只有一位負責人，而不是每個承包商各自決定自己的部分。

容易遺漏的事：指派負責錄下重要時刻的人與負責拍攝賓客區的人——活動後的素材完全取決於是否有人被交付了這項任務。

交付成果： 依腳本完成的活動 · 狀況日誌（若有）與處理方式。

D+1 至 D+7 · 驗收與交接#

拆除、場地復原、與場地方驗收。之後是客戶收到的部分：活動報告、經過篩選的照片與影片、可測得的數據（直播觀看數、報到人數）。這套素材是品牌可重複使用的傳播資產——因此必須附清單交付，而不是一個雲端硬碟連結。

交付成果： 結案報告 · 篩選過的照片／影片 · 驗收與復原紀錄。

三件永遠被延誤的事#

1. 來自客戶的素材（向量 logo、職稱、品牌影片）——應在 D–14 截止，因為它們是視覺的輸入。
2. 排練備案腳本分支——時程緊迫時第一個被砍掉，卻是天氣惡劣時讓活動崩盤的原因。
3. 指派素材錄影人員——沒有人被交付，活動後就沒有東西可以講述。

以上六個階段的骨架，正是我們套用在每場活動、無論規模大小的流程——請見各階段的細節與交付成果。若您已有預計的演出日期，請送出需求並附上日期與人數，我們會從那一天倒推建立進度表。